Živilė Simonaitytė: ar jūsų finansų kontrolės sistema atspari apgaulėms?

Kaip sukurti efektyvią finansų kontrolės sistemą viešajame sektoriuje?

2021 m. Austino (JAV, Teksasas) viešosios bibliotekos auditorius negalėjo patikėti nustatęs, kad vienas iš bibliotekos darbuotojų sugebėjo išleisti 1,5 mln. dolerių, pirkdamas spausdintuvų kasetes, kurias vėliau pasiimdavo sau bei parduodavo – galiausiai iš to uždirbo 1,3 mln. dolerių. Apskaitos skyriaus darbuotojas sugebėjo ir daugiau – jis turėjo priėjimą prie 10 bibliotekos kredito kortelių, kurias naudojo įsigyjant asmeninius daiktus – vaizdo žaidimus, ausines, dronus. Manote, kad jūsų įmonėje taip nenutiks? Ar tikrai kiekvienam pirkimui jūs turite dviejų žmonių patvirtinimo sistemą, naudojate išlaidų valdymo analitiką bei peržiūrite darbuotojų išlaidas?

Finansų kontrolė – dažnai tema, apie kurią nenorime ar neturime laiko pagalvoti. Deja, tačiau tai ir tampa viena didžiausių mūsų klaidų.

Fiktyvios sąskaitos

Vienas populiariausių sukčių taikomų metodų, kuris, deja, neaplenkia ir Lietuvos – fiktyvios sąskaitos. Tai ypač dažnai nutinka įmonėms, kurios turi verslo reikalų su užsienio partneriais. Sukčiai, matydami jūsų pagrindinius partnerius, sugeba atsiųsti jums sąskaitą, kuri atrodo lygiai taip pat kaip ir įprastinė. Skiriasi tik vienas aspektas – banko sąskaita, į kurią turite pervesti lėšas.

Lietuvoje fiksuotas ir vienas įspūdingas atvejis, kai įmonės šiuo būdu prarasta suma siekė pusę milijono eurų sumą. Kaip to išvengti? Atrodo gan paprasta – visais atvejais, kai pavedimą darote į naują, jums dar nematytą banko sąskaitą, pasitikrinkite, ar tikrai ji gera. Bet ar jūsų finansų kontrolės sistema numato tokį žingsnį?

Dar vienas galimas sukčiavimo būdas – kai sukčiai tiesiog siunčia fiktyvias sąskaitas apmokėjimui tikėdamiesi, kad kas nors tuo pasinaudos. 2021 m. JAV Džordžijos valstijoje buvo nuteisti 2 vyrai, kurie tokiu būdu iš įmonių buvo išvilioję beveik 1,5 mln. eurų. Ar esate užtikrinti, kad jūsų įmonės darbuotojas, gavęs tokią sąskaitą, jos nepersiųs į finansų skyrių, o šis, detaliai jos nepatikrinęs – neapmokės? To išvengti padėtų pakankamai paprastos kontrolės, kaip kad kiekvieno naujo tiekėjo patikrinimas ir patvirtinimas.

Ar neįsigijote neegzistuojančių prekių?

Kitas dažnas sukčiavimo būdas, su kuriuo gali susidurti kiekviena įmonė – tai neegzistuojančių prekių ar paslaugų pardavimas. Dažniausi atvejai – kai sukčiai patys ieško potencialių pirkėjų, siūlydami savo prekes ar paslaugas itin žemomis kainomis bei kitomis patraukliomis sąlygomis. Ar manote, kad tuo niekas nesusivilioja? Vien Lietuvoje kasmet tokių atvejų nuostolių fiksuojama už daugiau nei 50 tūkst. eurų. Tačiau nusimatyti tokio tiekėjo patikrinimą oficialiuose registruose tikrai nėra sudėtinga.

Apsigauna net gigantiškos įmonės

Vis dar manote, kad šie atvejai ne apie jus? Vertėtų žinoti apie Evaldą Rimašauską, kuris įsteigė bendrovę „Quanta Computer“ ir 2013-2015 metais, siųsdamas fiktyvias sąskaitas, sugebėjo iš Google gauti apmokėjimų už 23 mln. dolerių, o iš Facebook – už 98 mln. dolerių.

Tikrojoje Taivane registruotoje „Quanta Computer“ kompanijoje dirba virš 70 tūkst. darbuotojų, ji įkurta 1988 metais, todėl Google ir Facebook manė, kad sąskaitas siunčia būtent ji. Taip, Evaldas Rimašauskas 2017 metais buvo perduotas JAV, kur jo laukia nemažai metų kalėjimo, tačiau ši istorija tik parodo, kad net tokios didelės įmonės sugeba palikti elementarių savo finansų kontrolės spragų.

Kokie paprasčiausi žingsniai, kurių galima imtis, siekiant geresnės finansų kontrolės?

• Jei dar to nepadarėte, visiškai atsisakykite popierinių įrašų savo apskaitoje. Viskam turėkite skaitmeninius įrašus, kuriuos lengviau tiek patikrinti, tiek atsekti;

• Sukurkite dvigubą patvirtinimo sistemą visoms sąskaitoms ir mokėjimams. Šiais laikais tą pakankamai lengva padaryti automatizuotomis priemonėmis;

• Darykite reguliarius išlaidų sutikrinimus su biudžetu. Bet koks nukrypimas jums padės ne tik užčiuopti galima sukčiavimą, bet ir geriau valdyti verslą;

• Atskirkite sąskaitų registravimo ir apmokėjimo funkcijas. To negali daryti tas pats žmogus;

• Visoms pagrindinėms operacijoms naudokite apskaitos, o ne el. laiškų, pokalbių ar skambučių patvirtinimo sistemą – nutikus netikėtam atvejui, galėsite atsekti konkrečius įrašus ir juos dariusius asmenis.

Tai tikrai ne viskas, ką galima padaryti, siekiant apsaugoti savo įmonės finansus, tačiau svarbiausia, kad pradėtumėte apie tai galvoti, nes tik jūs geriausiai suprantate savo organizacijoje veikiančius procesus ir galite juos patobulinti, siekdami apsaugoti ir apsisaugoti.

Kaip sukurti efektyvią finansų kontrolės sistemą viešajame sektoriuje