Dokumentų saugojimo taisyklės nuo 2020-01-01

Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2019 m. gruodžio 12 d. įsakymu Nr. VE-69 pakeistos 2011 m. gruodžio 28 d. įsakymu Nr. V-157 patvirtintos Dokumentų saugojimo taisyklės. Paskutinį kartą taisyklės buvo keistos 2017 m., todėl naujose taisyklėse daug pasikeitimų. Pirmiausia, reglamentuotas skaitmeninės kilmės ar suskaitmenintų dokumentų saugojimo organizavimas, įtvirtinami reikalavimai skaitmeninės kilmės ar suskaitmenintiems dokumentams, saugomiems fizinėse laikmenose, nustatyti ir tokiems dokumentams saugoti skirtų patalpų įrengimo reikalavimai.

Keletas pakeitimų, susijusių su skaitmeniniais dokumentais, bus aptarta toliau.

Jei turite skaitmeninės kilmės ar suskaitmenintų dokumentų, nepamirškite užtikrinti turinio perskaitomumo. Tam reikėtų bent kartą per dvejus metus peržiūrėti ir atnaujinti saugomų dokumentų turinio formatų sąrašą. Atnaujinkite programines priemones, galinčias pateikti saugomų formatų skaitmeninės kilmės ar suskaitmenintų dokumentų turinį. Nepamirškite sukaupti ir išsaugoti elektroninio parašo ir elektroninio spaudo galiojimo patvirtinimo duomenų.

Taisyklėse siūlomi kiti rekomenduojami veiksmai: laikmenų atnaujinimas (perrašymas į naujos kartos laikmenas), pakuotės keitimas (sudarant naujesnės versijos elektroninį dokumentą, nepažeidžiant skaitmeninės kilmės ar dokumentų turinio, metaduomenų, el. parašų ir spaudų vientisumo), grįžtamasis konvertavimas.

Jei skaitmeninės kilmės ar suskaitmenintus dokumentus saugote fizinėse laikmenose, perrašykite ne rečiau kaip kas trejus metus į kitą laikmeną (to galite nedaryti, jei laikmena užtikrina tvarų ilgalaikį išsaugojimą (archyvaras tokia laikmena laiko magnetinę juostą). Ant laikmenos nepamirškite spausdintuvu ar rašikliu užrašyti apskaitos duomenų, pagal kuriuos būtų galima identifikuoti dokumentų turinį.

Laikmenos turi turėti unikalius numerius, o analoginių dokumentų skaitmeninės kopijos pažymėtos raide K ar kitu tinkamu simboliu.

Skaitmeninės kilmės ir suskaitmeninti dokumentai turi būti saugomi patalpose su tikslios kontrolės oro kondicionavimo sistema, stacionaria gaisrų gesinimo sistema, reikiamo galingumo elektros ir telekomunikacinių ryšių įvadu bei įranga nepertraukiamam elektros tiekimui, taip pat svarbu užtikrinti, kad į patalpas patektų tik autorizuoti asmenys.

Nuo 2020 m. sausio 1 d. įsigaliojusia nauja redakcija pakeisti ir taisyklių priedai, kuriuose pateikta dokumentų išdavimo ir grąžinimo žurnalo formos pavyzdys, taip pat dokumentų būklės ir kiekio patikrinimo akto forma.