Natalja Kobzevienė: vidaus kontrolės įgyvendinimas – ką daryti vadovui?

Vadovas yra asmuo,  kuris turi profesinių žinių, patirties ir asmeninių savybių organizuoti veiklą bei nukreipti kolektyvo darbą, siekiant užsibrėžtų tikslų. Šiuolaikiniam vadovui sėkmę dažniau neša ne ilgalaikė praktika, o profesinės žinios, naujų technologijų, ekonomikos dėsnių išmanymas. Visgi, atsižvelgiant į nuolat kintančias ekonomines, veiklos sąlygas, kiekviena veikla turi savas rizikas – jų vertinimą vertėtų atlikti nuolat bei užtikrinti prevenciją.

Iš vadovo tikimasi, kad jis mažiausiomis išlaidomis pasieks geriausią rezultatą. Tam reikia atrinkti tinkamiausius žmones, pritraukti finansinius resursus, optimizuoti veiklos procesus ir užtikrinti nuolatinį ryšį tarp dalyvių, resursų ir procesų. Taip pat iš vadovo laukiama, kad jo sprendimai bus apdairūs, protingi, t.y. nepažeis norminių aktų reikalavimų, nebus savanaudiški.

Veiklos rizika yra tikimybė, kad veiklos tikslai nebus įgyvendinti arba bus įgyvendinti netinkamai ir dėl to įmonė patirs nuostolių. Todėl rizikos vertinimas turi būti atliekamas nuolatos.

Vidaus kontrolė

Tam, kad būtų sumažinta rizika, galima numatyti silpniausias veiklos vietas, parinkti stebėsenos ir analizės procedūras ir priemones, kurios sumažintų arba pašalintų nustatytų aplinkybių neigiamą poveikį.

Vidaus kontrolė – tai įmonės vadovo sukurta kontrolės sistema, padedanti laikytis norminių aktų reikalavimų, apsaugoti turtą nuo sukčiavimo, iššvaistymo, pasisavinimo, netinkamo naudojimo. Kontrolės dėka finansai gali būti naudojami ekonomiškai, efektyviai ir rezultatyviai. Vidaus kontrolė padeda užtikrinti, kad įmonės teikiama informacija finansinėje atskaitomybėje, deklaracijose, ataskaitose yra patikima, aktuali, išsami ir teisinga.

Vidinės kontrolės įgyvendinimas

Pirmiausia reikia pradėti nuo organizacinės struktūros. Ji apima valdymo ir atsakomybės pasidalijimą, įgaliojimus ir atskaitingumą, komunikavimą. Struktūroje nurodomi horizontalus ir vertikalus informavimo ir atskaitomybės ryšiai, kiekvieno darbuotojo svarba ir vieta veiklos bei vidaus kontrolės procesuose. Organizacinė struktūra detalizuojama etatų sąraše, struktūrinių padalinių nuostatose ir darbuotojų funkcijų aprašymuose.

Kitas svarbus dalykas – tinkamai parinktas, organizuotas ir nukreiptas personalas. Trečias aspektas – kontrolės kriterijai:

• tinkamumas – vidaus kontrolė pirmiausia turi būti įgyvendinama tose veiklos srityse, kuriose susiduriama su didžiausia rizika;
• efektyvumas – vidaus kontrolės įgyvendinimo sąnaudos neturi viršyti dėl atliekamos vidaus kontrolės gaunamos naudos;
• rezultatyvumas – turi būti pasiekti vidaus kontrolės tikslai;
• optimalumas – vidaus kontrolė turi būti proporcinga rizikai ir neperteklinė;
• dinamiškumas – vidaus kontrolė turi būti nuolat tobulinama atsižvelgiant į pasikeitusias veiklos sąlygas;
• nenutrūkstamas funkcionavimas – vidaus kontrolė turi būti įgyvendinama nuolat.

2020 metų liepos pirmąją įsigaliojo Vidaus kontrolės įgyvendinimo viešajame sektoriuje tvarka, kuri įpareigojo vadovus sukurti vidinę kontrolę, ją kontroliuoti ir analizuoti. Tvarka įpareigojo viešojo sektoriaus vadovus, bet tai aktualu ir privataus sektoriaus vadovams, nes padeda išlaikyti verslą konkurencingą ir efektyvų.

Informacijos perdavimas

Kontrolei galima pasirinkti įvairias informacines technologijas. Svarbu, kad sistema būtų tinkama ir priderinta prie konkretaus verslo poreikių.

Pavyzdžiui parašų ant popieriaus sudėjimas ir įsegimas į bylas – senoji tvarka. Naujoji tvarka – informacinė sistema, kurioje nuolat realiu laiku fiksuojami visi sprendimai, derinimai, patvirtinimai ir iškart taikoma atsakomybė. Informacinės sistemos užtikrina, kad procesai yra nuolat kontroliuojami ir sprendimai priimami greitai.

Sėkmingam veiklos kontrolės įgyvendinimui patarčiau parengti veiklos kontrolės taisykles, paskirti atliekančius ir koordinuojančius darbuotojus, sureguliuoti stebėjimo procesą, numatyti veiksmus nustatytų trūkumų šalinimui.

Taip pat naudinga kasmet vertinti vidaus kontrolės stebėsenos rezultatus. Tam, kad būtų tinkamai paruoštos taisyklės, nustatytos rizikingos veiklos vietos ir parinktas veiksmų planas, reikia įgauti specifinių žinių. Yra tinkamas posakis šiai situacijai – reikia nuolat mokytis, jei nori išlikti viršūnėje.