Komunikacijos nauda organizacijos efektyvumui
Kodėl svarbu kokybiškai komunikuoti?
Vienas iš pagrindinių organizacijos sėkmingo judėjimo į priekį veiksnių – vieningos veiklos strategijos įgyvendinimas. Visi organizacijos nariai – nuo aukščiausio lygio vadovų iki naujų darbuotojų – turėtų suprasti ir bendrai siekti organizacijos tikslų. Šis suderinimas pasiekiamas per efektyvų ir nuoseklų bendravimą. Pateikiame keletą pagrindinių šio proceso aspektų:
1. Aiškių tikslų formulavimas: visi organizacijos tikslai turėtų būti aiškiai ir suprantamai išdėstyti. Vadovai turi užtikrinti, kad jų komunikacija apie tikslus būtų skaidri ir konkreti, kad kiekvienas darbuotojas galėtų juos aiškiai suvokti ir suprasti, kaip jų kasdienė veikla prisideda prie bendrųjų organizacijos siekių.
2. Strategijos komunikavimas: efektyvus tikslų suderinimas reikalauja ne tik tikslų nustatymo, bet ir aiškaus plano, kaip tuos tikslus pasiekti. Vadovai turi komunikuoti ne tik tai, ką norima pasiekti, bet ir kaip planuojama tai padaryti, įskaitant konkrečias užduotis, atsakomybes ir laikotarpius.
3. Atgalinis ryšys: vadovai turėtų reguliariai teikti atgalinį ryšį savo komandoms apie tai, kaip jų veikla prisideda prie bendrų tikslų. Taip pat svarbu skatinti darbuotojus dalintis savo mintimis ir idėjomis, kurios galėtų padėti geriau pasiekti šiuos tikslus.
4. Tarpusavio bendradarbiavimas: Organizacijos nariai turėtų ne tik žinoti tikslus, bet ir suprasti, kaip jų individualus darbas prisideda prie bendros vizijos. Tai reiškia, kad komunikacija turi būti dvišalė – ne tik vadovų nurodymai darbuotojams, bet ir darbuotojų įsitraukimas bei iniciatyva.
Tinkama komunikacija taip pat gali prisidėti ir prie sveikos bei produktyvios darbo aplinkos kūrimo. Atviras ir skaidrus bendravimas padeda sudaryti atmosferą, kurioje darbuotojai jaučiasi vertinami ir motyvuoti bendradarbiauti. Tai skatina komandos narių sąveiką, mažina konfliktų atsiradimo rizikas. Aiški vidinė komunikacija padeda išvengti klaidingo informacijos interpretavimo, užtikrindama, kad visi darbuotojai žinotų savo vaidmenis, atsakomybes ir lūkesčius bei kuria pasitikėjimą tarp vadovų ir darbuotojų, taip pat tarp pačių darbuotojų.
Taip pat komunikacija yra gyvybiškai svarbi krizinės situacijos metu. Krizės metu būtina greitai reaguoti, kad svarbi informacija būtų perduota nedelsiant, o svarbiausia, teisingai. Organizacijos turėtų turėti aiškius komunikacijos planus ir procedūras, kad galėtų greitai ir efektyviai pasiekti darbuotojus, klientus ir kitas suinteresuotas šalis.
Kaip pagerinti komunikaciją organizacijoje?
- Organizacijos tikslai ir lūkesčiai turėtų būti ne tik aiškiai suformuluoti,
bet ir reguliariai peržiūrimi bei atnaujinami. Toks procesas padeda išlaikyti visų dėmesį ir užtikrina, kad komanda dirbtų vieningai.
Pavyzdžiui: Organizacijoje kas ketvirtį vyksta susitikimas, kuriame aptariami ir įvertinami organizacijos tikslai. Vadovai ir darbuotojai kartu peržiūri pasiektus rezultatus ir nustato naujus, aktualius tikslus. Šis procesas skatina diskusijas ir leidžia darbuotojams geriau suprasti, ko iš jų tikimasi. Skatinkite darbuotojus klausti, jeigu susitikimo ar darbo proceso metu jiems kyla neaiškumų. Tai yra gyvybiškai svarbu efektyviam bendravimui.
- Skatinkite darbuotojus dalintis savo mintimis ir idėjomis.
Tai padaryti galite, pavyzdžiui, organizuojant reguliarius susitikimus su darbuotojais, kuriuose jie gali siūlyti naujas idėjas ar sprendimus. Rekomenduojama juos organizuoti neformalioje aplinkoje, kuri skatintų kūrybiškumą ir atvirumą. Taip pat labai efektyvi priemonė sėkmių ir nesėkmių pokalbiai, kurių metu darbuotojai dalinasi patarimais iš savo patirties.
Kitas pavyzdys galėtų būti pasiūlymų ir idėjų dėžutės, leidžiantis darbuotojams anonimiškai teikti pasiūlymus dėl darbo procesų gerinimo. Šios idėjos turėtų būti reguliariai peržiūrimos vadovybės – darbuotojai tikrai turi gerų rekomendacijų!
- Pasirinkite tinkamas komunikavimo priemones.
Prieš pasirenkant komunikacijos priemones, būtina suprasti, kokie yra organizacijos komunikacijos poreikiai. Čia svarbu atsižvelgti į tokius aspektus, kaip organizacijos dydis ir struktūra, darbo pobūdis, komunikacijos dažnumas ir turinys. Apžvelgsime pagrindinius ir dažniausiai naudojamus komunikacijos įrankius:
El. paštas. Vienas universaliausių ir plačiausiai naudojamų komunikacijos priemonių. Tai pakankamai nesudėtinga ir lengvai naudojama komunikacijos priemonė. Kita vertus, ši priemonė nėra tinkama greitam komunikavimui, kai atsakymo reikia čia ir dabar, taip pat dėl didelio kiekio laiškų kyla rizika, kad informacija pasimes ir nepasieks adresato.
Susirašinėjimo programėlės (Slack, Facebook messenger ir kt.). Ši priemonė leidžia greitai ir efektyviai bendrauti realiuoju laiku, yra galimybė kurti grupes pagal temas, projektus ir kt., bendravimams šiomis priemonėmis paprastai vyksta neformaliai. Tačiau šis įrankis gali trukdyti darbuotojams susikaupti, nes reikalauja nuolatinio dėmesio, taip pat naudojant šiuos įrankius galima lengvai nukrypti nuo pokalbių temos.
Videokonferencijų programinė įranga (Zoom, Skype ir kt.). ši komunikacijos priemonė idealiai tinka, kai organizacijoje darbas dalinai ar pilnai organizuojamas nuotoliniu būdu. Šią priemonę galima naudoti tiek vidinei komunikacijai, organizuojant įmonės susirinkimus, tiek išorinei, bendraujant su organizacijos partneriais ir/ar klientais. Tačiau ši priemonė ilgainiui gali sukelti nuovargį, atmetimo reakciją, dalyviai gali tinkamai nebeįsitraukti į diskusijas ar pokalbius ir likti tik pasyviais klausytojais.
Projektų valdymo įrankiai (pvz., Asana, Trello). Šios priemonės padeda sekti užduotis, terminus ir bendradarbiavimą viso projekto metu. Visi komandos nariai mato užduočių būseną ir progresą. Tačiau šios priemonės yra gan sudėtingos, tad kai kuriems vartotojams gali kilti iššūkių išmokti tinkamai jomis naudotis.
Ne tik klausykite, bet supraskite. Aktyvus klausymasis yra viena esminių komunikacijos dalių. Tai reiškia ne tik fizinį klausymąsi, bet ir pastangas suprasti kitų požiūrį bei jausmus. Šis būdas mažina konfliktų rizikas, taip pat skatina pasitikėjimą, nes išklausytas asmuo jaučiasi vertinamas ir suprastas.
Apibendrinat, efektyvi komunikacija yra vienas iš pagrindinių organizacijos sėkmės ir plėtros variklis. Ji ne tik formuoja organizacijos kultūrą, bet ir skatina bendradarbiavimą, inovacijas ir padeda efektyviai spręsti problemas. Aiškūs tikslai, tikslingas strategijos komunikavimas, nuolatinis atgalinis ryšys ir tarpusavio bendradarbiavimas yra kritiniai komponentai efektyviai komunikacijai organizacijoje. Tinkamai pasirinktos komunikacijos priemonės ir metodai gali žymiai pagerinti komunikacijos kokybę. Organizacijos, kurios nuolat tobulina savo komunikacijos procesus, pasiekia geresnių rezultatų, mažina konfliktų atsiradimo riziką ir sukuria sveikesnę bei produktyvesnę darbo aplinką.
