Jurgita Navikienė. Kas prisiims atsakomybę, kai apskaitoje parašas nebėra privalomas?

Registracija į „Apskaitos organizavimas ir kontrolė – FAĮ įgyvendinimas praktikoje” seminarą

Jau penktą mėnesį šalyje turime naujos redakcijos Finansinės apskaitos įstatymą (toliau tekste – įstatymas). Daug apskaitos sričių jame gerokai liberalizuota ir tik kai kurios yra papildytos rekomendacijomis. Šią įstatymo redakciją drąsiai galima pavadinti demokratine, nes iš tiesų atsisakyta reglamentavimo pačiame įstatyme, o palikta daug dalykų aprašyti patiems ūkio subjektams. Pavyzdžiui, parašas apskaitos dokumentuose nebėra privalomas. Visgi, kyla klausimas, kaip suvaldyti dokumentų srautus ir kas prisiims atsakomybę už dokumentų parengimą bei panaudojimą?

Senosios kartos apskaitos specialistai į dokumentą be parašo dažnai žvelgia kaip į negaliojantį dokumentą. Dabartinėje įstatymo redakcijoje parašo rekvizitas apskaitos dokumentuose net nebėra privalomas, išskyrus pinigų judėjimo dokumentus – ant jų turi pasirašyti, kas sumokėjo pinigus ir kas juos gavo. Tačiau kituose apskaitos dokumentuose jokių parašų gali ir nebūti, todėl kyla natūralus klausimas apie atsakomybės prisiėmimą rengiant dokumentą bei jį toliau naudojant.

Skaitmeniniai dokumentai keičia popierinius

Naujoji įstatymo redakcija leidžia visus apskaitos dokumentus sudaryti ir saugoti skaitmeniniu formatu. Todėl atsakingų darbuotojų sudaryti apskaitos dokumentai gali ir turi būti identifikuoti juos sudariusiojo asmens. Tai reiškia, kad prisiims atsakomybę už dokumento turinį tas darbuotojas, kuris šį dokumentą sudarė, įkėlė į apskaitos sistemą ar dokumentų valdymo sistemą.

Vadinasi, parašo rekvizitas persikėlė į skaitmeninę erdvę – tik jis ne visada būtinas taip, kaip mes iki šiol jį supratome ir taikėme. Nuo šių metų gegužės 1 dienos visi asmenys, norėdami įregistruoti apskaitos įrašą, turi būti identifikuoti ir taip prisiima atsakomybę už apskaitos įrašų teisingumą. Atsakomybę skaitmeniniuose dokumentuose bus tikrai galima identifikuoti. Tereikia, kad visi atsakingi įmonės ar įstaigos darbuotojai turėtų savo prisijungimo vardus ir galėtų tvirtinti jų sudarytus ar užregistruotus apskaitos dokumentus.

Gali būti ir „senoviškai“, nes kartais tai labai vertinga

Tikiu, kad daugelis ūkio subjektų jau prisitaikė prie naujos redakcijos įstatymo reikalavimų ir galimybių, kai rutinines ir nereikšmingas ūkines operacijas tikrai registruoja be jokių parašų, prisiimdami atsakomybę už atliktą apskaitos įrašą.

Tačiau pasitaiko ir reikšmingų, didelėmis sumomis atliekamų ūkinių operacijų, kur apskaitą tvarkantis asmuo (buhalteris) neturėtų pats vienas prisiimti atsakomybės, vien tik atlikdamas įrašą apskaitoje. Pavyzdžiui, jeigu įmonė atliko biuro patalpų remontą ir tam išleido 100 tūkst. eurų, vertinant tokių darbų rezultatą derėtų surašyti įmonės kompetentingų atstovų komisijos aktą, kuriame tokio remonto rezultatas būtų visapusiškai apsvarstytas: ar remontas pagerino pastato naudingąsias savybes, ar pailgino naudingo tarnavimo laiką, o gal remontas tik atstatė tai, kas jau buvo nusidėvėję, ir jo vertė gali būti pripažinta ataskaitinio laikotarpio sąnaudomis.

Tokiems reikšmingiems sandoriams labai naudinga ne tik surašyti aktą, bet ir surinkti atsakingų asmenų parašus – gali jie būti klasikiniai, tačiau gali būti ir elektroniniai. Vadinasi, kartais verta ir toliau taikyti tai, kas yra laiko patikrinta ir neabejotinai veikia, nes iškilus būtinybei prisiimti atsakomybę už atliktus sprendimus labai akivaizdžiai tai paliudys sudėti parašai.

Pavyzdyje aprašytoje ūkinėje operacijoje labai svarbu įvertinti mokesčių aspektą: jeigu mokesčių administratorius patikrinimo metu nustatytų, kad atlikto remonto rezultatas yra kitoks, nei surašyta akte – gali būti prašoma patikslinti pelno mokesčio deklaraciją ir remonto sąnaudas priskirti leidžiamiems atskaitymams per tam tikrą metų skaičių, o ne per vienerius metus. Tokiu atveju atsiras 15 tūkst. eurų pelno mokesčio prievolė, o tada jau įmonė bus įtraukta į nepatikimų mokesčių mokėtojų sąrašą.

Vidaus kontrolės nauda yra neginčijama

Trumpai aptarkime terminą „vidaus kontrolė“. Tai sąvoka, kuri vis dar gąsdina apskaitos specialistus ir vadovus. Tačiau vidaus kontrolės sukūrimo prievolę turi atsakingai prisiimti ūkio subjekto vadovas, nes taip numatyta naujos redakcijos įstatyme.

Vienas iš vidaus kontrolės elementų – laiku ir teisingai parengti apskaitos dokumentus, kitas – laiku ir teisingai užregistruoti ūkines operacijas. Todėl vadovas turėtų parengti vidaus kontrolės tvarką, ją patvirtinti ir užtikrinti, kad jos būtų laikomasi. Šiame dokumente jau galima detalizuoti, kurie dokumentai turi būti pasirašyti, o kurie gali būti visiškai be parašų.

Belieka tik dėl pasirašymo įvertinti reikšmingumą: reikšmingoms ūkinėms operacijoms įprastai skiriamas daug didesnis dėmesys, o nereikšmingoms operacijoms svarbu sukurti tinkamą savikontrolės sistemą ir reguliariai tikrinti, kaip ji veikia. Taigi, parašo rekvizitas, nors ir nebūtinas, bet kartais yra labai naudingas.

Registracija į „Apskaitos organizavimas ir kontrolė – FAĮ įgyvendinimas praktikoje” seminarą