Ar dirbtinis intelektas 2030 m. pakeis įmonių administratorius?

Rolandas Motieka, mokymų įmonės „Countline“ direktorius

Pasak britų leidinio „The Guardian“, dirbtinis intelektas (DI) gali pašalinti nuo 1 iki 3 milijonų privačiojo sektoriaus darbo vietų Jungtinėje Karalystėje per artėjančius dešimtmečius. Leidinyje taip pat teigiama, kad ilgalaikis nedarbo didėjimas bus santykinai nedidelis, nes tikimasi, kad DI sukurs naujas darbo vietas ir skatins ekonomikos augimą.

Nors kai kurie tyrimai prognozuoja reikšmingą darbo vietų praradimą, kiti pabrėžia, kad DI gali papildyti žmogaus darbą, o ne jį pakeisti, kas gali lemti darbo funkcijų pokyčius, o ne visišką darbo vietų praradimą.

Transformuojasi į pokyčių ambasadorius

Lietuvos organizacijos, keičiantis verslo aplinkai ir technologijoms, taip pat vis dažniau susiduria su būtinybe transformuotis. Transformacijos procese netikėtai svarbų vaidmenį įgyja specialistai, kuriuos įpratome matyti kaip tradicinių funkcijų vykdytojus – administratoriai. Naujausi tyrimai ir rinkos tendencijos atskleidžia, kad administratoriaus pozicija šiuolaikinėje organizacijoje transformuojasi iš užduočių vykdytojo į strateginį partnerį ir pokyčių ambasadorių.

Praktikoje matome, kaip administratoriai sėkmingai prisiima naujas atsakomybes ir vaidmenis. Jie perima organizacijų vidinės komunikacijos koordinavimą, įskaitant naujienlaiškius ir intraneto platformų administravimą. Kai kurie aktyviai prisideda prie organizacijos įvaizdžio formavimo socialiniuose tinkluose, tapdami skaitmeninės komunikacijos ekspertais. Kiti prisiima didesnį vaidmenį klientų aptarnavimo procesuose, tapdami pirmuoju kontaktiniu tašku ir sprendžiantys sudėtingesnius atvejus, kuriems anksčiau būdavo pasitelkiami vadovai.

Taps tarpininkais tarp technologinių sprendimų

Administratoriaus profesijos transformaciją skatina keletas esminių veiksnių. Pirmiausia, DI ir automatizacijos plėtra perima rutinines užduotis: dokumentų tvarkymą, kalendorių valdymą, standartinių laiškų rašymą. Antra, nuotolinio darbo paplitimas sukūrė naujus iššūkius organizacijų vidinei komunikacijai ir procesų koordinavimui. Trečia, augantis dėmesys klientų patirčiai reikalauja profesionalesnio ir efektyvesnio pirmojo kontakto su organizacija.

Technologinė revoliucija neaplenkia ir Lietuvos. Įmonės vis dažniau investuoja į dokumentų valdymo sistemas, verslo procesų automatizavimą ir DI įrankius. Šiame kontekste administratoriai turi unikalią galimybę tapti tarpininkais tarp technologinių sprendimų ir žmogiškųjų poreikių – jie geriausiai supranta organizacijos procesus ir gali labiausiai prisidėti prie jų skaitmeninės transformacijos.

DI ir automatizacijos plėtra keičia rutinines užduotis

Tradiciškai administratoriai yra atsakingi už dokumentų tvarkymą, korespondencijos valdymą, susitikimų planavimą. Šiandien šios funkcijos transformuojasi:

1. Dokumentų tvarkymas pamažu tampa skaitmeninių sprendimų valdymu. Administratoriai tampa dokumentų valdymo sistemų ekspertais, kurie ne tik naudoja, bet ir tobulina šias sistemas, moko kolegas, užtikrina duomenų saugumą.
2. Korespondencijos valdymas keičiasi į  kompleksinės komunikacijos koordinavimą. Nuo paprastų laiškų tvarkymo pereinama prie daugiakanalės komunikacijos strategijos įgyvendinimo – nuo vidinių naujienlaiškių iki socialinių tinklų turinio koordinavimo.
3. Susitikimų planavimas pereina į hibridinių darbo procesų organizavimą. Iš paprastų susitikimų organizavimo išauga sudėtingų hibridinių darbo sesijų koordinavimas, įtraukiant nuotolinius ir biure dirbančius darbuotojus, užtikrinant sklandų bendradarbiavimą.
4. Informacijos perdavimas virsta žinių valdymu organizacijoje. Administratoriai tampa centriniais žinių valdymo taškais – jie ne tik perduoda informaciją, bet ir kuria sistemas, užtikrinančias, kad reikalingos žinios būtų prieinamos visiems darbuotojams.

Futuristinis žvilgsnis: administratorius 2030-aisiais

Žvelgiant į ateitį, 2030-ųjų administratoriaus darbo diena ir funkcijos smarkiai skirsis nuo dabartinių. Štai kaip galėtų atrodyti tipinė ateities administratoriaus darbo diena:

Rytą administratorius pradeda ne nuo el. pašto peržiūros, o nuo dirbtinio intelekto asistento pateiktos praėjusios dienos darbo ataskaitos analizės. DI jau išrūšiavo korespondenciją pagal svarbą, atsakė į standartinius užklausimus, suplanavo susitikimus ir identifikavo potencialias problemas, reikalaujančias žmogaus įsikišimo.

Administratorius daugiau laiko skiria strateginiams klausimams – dalyvauja virtualiuose susitikimuose, kur veikia kaip mediatorius tarp skirtingų padalinių, analizuoja DI sugeneruotas įžvalgas apie darbuotojų produktyvumą ir gerovę, konsultuoja vadovus dėl organizacinių pokyčių.

2030-aisiais administratorius tampa „skaitmeninės darbo kultūros architektu” – specialistu, kuris projektuoja ir optimizuoja organizacijos skaitmeninę ekosistemą, padedančią komandai pasiekti aukščiausius rezultatus. Jis/ji:

1. Valdo DI ekosistemą: Konfigūruoja ir prižiūri DI sistemas, pritaiko jas prie kintančių organizacijos poreikių, užtikrina, kad dirbtinis intelektas dirbtų etiškai ir efektyviai.
2. Koordinuoja žmogaus-mašinos bendradarbiavimą: Nustato, kurias užduotis geriau atlieka DI, o kurios reikalauja žmogiškojo faktoriaus, užtikrina sklandų darbų perdavimą tarp technologijų ir darbuotojų.
3. Kuria organizacijos žinių architektūrą: Projektuoja ir prižiūri sistemas, užtikrinančias, kad organizacijos kolektyvinė išmintis būtų prieinama visais lygmenimis, nepriklausomai nuo to, ar darbuotojai dirba biure, namuose ar kitame pasaulio kampelyje.

Kad pasiruoštų šiam vaidmeniui, šiandienos administratoriams reikia:

• Aktyviai mokytis dirbti su DI įrankiais, ne tik kaip naudotojams, bet ir kaip konfigūratoriams
• Vystyti strateginio mąstymo gebėjimus, sistemų analizės įgūdžius
• Stiprinti empatijos ir emocinį intelektą – savybes, kuriose žmonės ir toliau turės pranašumą prieš mašinas
• Nuolat atnaujinti žinias apie skaitmeninę transformaciją ir naujausias technologijas

Administratoriaus profesija ne tik neišnyks – ji taps dar reikšmingesnė organizacijoje, tačiau reikalaus visiškai kitokių kompetencijų nei šiandien. Ateities administratorius bus ne tas, kas vykdo užduotis, o tas, kas užtikrina, kad visas organizacijos skaitmeninis organizmas funkcionuotų sklandžiai, efektyviai ir žmogiškai.