Rodiklių stebėsenos svarba viešųjų pirkimų kontekste
EFEKTYVUS VIEŠŲJŲ PIRKIMŲ PROCESO VALDYMAS IR TOBULINIMAS
Viešieji pirkimai yra esminė valstybės ir savivaldybių veiklos dalis. Jie atspindi valstybės gebėjimą efektyviai naudoti biudžeto lėšas ir užtikrinti skaidrumą bei efektyvumą. Rodikliai šiame kontekste tampa itin svarbūs, nes jie padeda vertinti procesų efektyvumą, nustatyti galimas problemas ir priimti pagrįstus sprendimus.
KPI svarba
KPI (key performance indicators) arba pagrindiniai veiklos rodikliai yra neatsiejama viešųjų pirkimų dalis. Jie leidžia organizacijoms matuoti ir stebėti savo veiklos rezultatus, nustatyti sėkmes ir nesėkmes bei nuolat tobulėti.
Viešieji pirkimai yra sudėtingi procesai, kuriuose dalyvauja daug skirtingų šalių: tiekėjai, subtiekėjai, valstybinės institucijos ir kt. Todėl svarbu turėti aiškius kriterijus, pagal kuriuos galima vertinti šių procesų efektyvumą.
KPI rodikliai padeda:
1. Užtikrinti skaidrumą. Vienas iš pagrindinių viešųjų pirkimų principų yra skaidrumas. KPI rodikliai gali atskleisti, ar pirkimo procesai vyksta skaidriai, ar yra neskaidrumo požymių.
2. Spartinti sprendimų priėmimą. KPI rodikliai suteikia greitą ir aiškią informaciją apie veiklos sritis, kurios veikia gerai, ir apie tas, kurias reikia tobulinti.
3. Optimizuoti išlaidas. Per viešuosius pirkimus skirstomos didelės valstybinės lėšos. KPI rodikliai padeda nustatyti, ar šios lėšos naudojamos efektyviai.
Tačiau, svarbu atkreipti dėmesį, kad veiks tik tinkamai suformuoti rodikliai. Gerai apibrėžti KPI turi būti aiškūs, aiškiai pamatuojami ir susiję su organizacijos tikslais. Be to, svarbu nuolat stebėti šiuos rodiklius ir, jei reikia, juos koreguoti, kad jie atitiktų organizacijos poreikius ir rinkos pokyčius. Norint, kad rodikliai būtų vertingi ne tik organizacijos viduje, bet ir išorėje, juos taip pat reikėtų projektuoti ir stebėti taip, kad būtų galima palyginti su kitų Lietuvoje ar užsienyje veikiančių organizacijų.
Tinkami palyginamieji rodikliai gali būti nustatomi apžvelgiant sektoriaus standartus, nacionalinius ar tarptautinius indeksus, arba tiesiogiai bendraudami su kitomis organizacijomis. Siekiant palyginamumo, rodikliai turėtų būti aiškiai apibrėžti, naudojant bendrus matavimo vienetus ir laikotarpius. Taip pat svarbu nuolat stebėti šiuos rodiklius ir, jei reikia, juos koreguoti, kad jie atitiktų organizacijos poreikius ir rinkos pokyčius.
Efektyvumas ir rodiklių stebėsena
Rodiklių stebėsena yra būtina siekiant užtikrinti viešųjų pirkimų efektyvumą. Tai padeda nustatyti, kurie procesai vyksta gerai, o kurie reikalauja korekcijos. Be to, rodiklių stebėsena skatina organizacijas nuolat tobulėti, ieškoti naujų sprendimų ir geriau reaguoti į iššūkius.
Kaip užtikrinti efektyvią rodiklių stebėseną?
1. Tinkamai pasirinkti rodiklius. Rodikliai turi būti aiškūs, matuojami ir tiesiogiai susiję su organizacijos tikslais. Jie turėtų atspindėti viešųjų pirkimų procesų kokybę ir efektyvumą.
2. Nuolatinė stebėsena ir analizė. Rodiklių stebėsena neturi būti atsitiktinė. Organizacijos turėtų nuolat analizuoti gautus duomenis, ieškoti tendencijų ir priežasčių tam tikriems rezultatams.
3. Veiksmų planavimas. Remiantis rodiklių analize, organizacijos turėtų planuoti veiksmus, kaip pagerinti viešųjų pirkimų procesus, kad jie būtų dar efektyvesni.
Ar visada tikslinga remtis rodikliais?
Deja, ne visada rodikliai atspindi tikrąją situaciją. Kartais jie gali būti klaidinantys. Pavyzdžiui, jei rodiklis parodo, kad tam tikras procesas vyksta sklandžiai, tačiau praktikoje matome, kad yra problemų, tai gali daryti įtaką klaidingų sprendimų priėmimui. Todėl svarbu ne tik nustatyti rodiklius, bet ir nuolat juos vertinti, koreguoti bei priimti sprendimus remiantis realia situacija. Pagrindiniai iššūkiai susiję su rodikliais:
Klaidinga interpretacija
Viena iš pagrindinių problemų, susijusių su rodikliais, yra jų klaidinga interpretacija. Pavyzdžiui, geras rodiklis gali būti klaidingai interpretuojamas kaip sėkmės ženklas, nors iš tikrųjų jis rodo tam tikras problemas. Priešingai, blogas rodiklis gali būti interpretuojamas kaip problemos ženklas, nors iš tikrųjų jis gali rodyti teigiamą pokytį.
Pavyzdžiui:Valstybės organizacija vykdo daug viešųjų pirkimų, ir jie seka lankstumo rodiklį kaip KPI. Šis rodiklis matuoja, kaip greitai organizacija gali pradėti vykdyti viešuosius pirkimus po to, kai reikia įsigyti prekių ar paslaugų. Šio rodiklio klaidinga interpretacija gali turėti neigiamą poveikį viešųjų pirkimų procesui.
Klaidinga interpretacija: Organizacija pastebi, kad lankstumo rodiklis vis didėja. Jie tai supranta kaip teigiamą pokytį ir mano, kad jų viešieji pirkimai tampa efektyvesni. Tačiau, klaidingai interpretuodami šį rodiklį, jie gali nepaisyti kitų svarbių faktorių, tokių kaip kokybės sumažėjimas ir nukrypimas nuo privalomų reikalavimų, kurie gali turėti neigiamų padarinių ilgalaikėje perspektyvoje.
Rodikliams skiriama per daug dėmesio
Kai kuriose organizacijose gali būti per daug dėmesio skiriama rodikliams, o ne tikrajai veiklai. Tai gali sukurti situaciją, kai darbuotojai siekia gerinti rodiklius, o ne realią veiklos kokybę.
Pavyzdžiui: perkančioji organizacija, vykdanti viešuosius pirkimus, nustato pirkimo efektyvumo rodiklį kaip vieną iš svarbiausių KPI. Šis rodiklis matuoja, kiek pirkimai yra atlikti laiku ir pagal numatytus biudžeto ribojimus. Tačiau, pernelyg didelis dėmesys šiam rodikliui gali sukelti problemų. Darbuotojai organizacijoje, siekdami pagerinti pirkimo efektyvumo rodiklį, gali būti skatinami imtis trumpalaikių priemonių, pvz., pasirinkti pigesnius tiekėjus arba trumpinti procedūrų laiką, kad tik įvykdytų jiems nustatytą tikslą. Tai gali turėti neigiamą poveikį pirkimo kokybei ir galiausiai sukelti problemų, pvz., prastesnės kokybės prekių ar paslaugų įsigijimą, ilgalaikius išlaidų padidėjimus ir reputacinę žalą. Siekiant pirkimo efektyvumo minėtas rodiklis yra svarbus, bet svarbu jį naudoti kartu su kitais rodikliais, kurie matuotų visos pirkimo veiklos kokybę, įskaitant tiekimo grandinės patikimumą, prekių ar paslaugų kokybę ir ilgalaikius išlaidų bei naudos rezultatus. Tik tada galima gauti išsamesnį vaizdą apie organizacijos veiklos sveikatą ir efektyvumą.
Netinkamai parinkti rodikliai
Pasirinkus netinkamus rodiklius, gali kilti problemų su jų vertinimu ir interpretacija. Pavyzdžiui, jei rodiklis matuoja tik tam tikrą veiklos aspektą, bet neatsižvelgia į kitus svarbius aspektus, gali būti sunku nustatyti realią situaciją.
Pavyzdžiui: perkančioji organizacija nusprendžia vertinti savo viešųjų pirkimų veiklą pagal pirkimo greičio rodiklį. Šis rodiklis matuoja, kiek laiko prireikia, kad būtų užbaigti viešieji pirkimai nuo pradžios iki pabaigos. Tačiau problema kyla dėl to, kad šis rodiklis neatsižvelgia į prekių ar paslaugų kokybę arba į tai, ar buvo užtikrintas kainos ir kokybės santykis. Siekiant tiksliai vertinti viešųjų pirkimų veiklą, svarbu parinkti tinkamus rodiklius, kurie atspindėtų visus svarbius aspektus. Tai galėtų apimti ne tik pirkimo greitį, bet ir prekių ar paslaugų kokybę, tiekimo grandinės patikimumą, gautas kainas ir t. t. Tik tada galima turėti išsamesnį vaizdą apie visą veiklą ir jos rezultatus.
Rodiklių nesuderinamumas
Kai kuriuose atvejuose gali kilti problemų, susijusių su rodiklių nesuderinamumu tarp skirtingų organizacijos padalinių arba tarp skirtingų viešųjų pirkimų etapų.
Pavyzdžiui: didelė perkančioji organizacija vykdo viešuosius pirkimus skirtinguose regionuose ir skirtinguose padaliniuose. Kiekvienas regionas turi savo pirkimo komandą, kuri siekia efektyviai vykdyti pirkimus. Tačiau problema kyla dėl to, kad skirtingi regionai naudoja skirtingus pirkimo laiko trukmės rodiklius. Skirtingi regionai naudoja skirtingus kriterijus ir laiko trukmės standartus norėdami vertinti pirkimų proceso efektyvumą. Tai gali sukelti nesuderinamumo problemas, nes vienas regionas gali teigti, kad jų pirkimo procesas yra itin efektyvus, nepaisant to, kad kitas regionas gali naudoti griežtesnius standartus. Tai apsunkina palyginimą tarp regionų ir gali lemti neteisingus sprendimus dėl veiklos valdymo. Norint išvengti rodiklių nesuderinamumo problemų, organizacijoje reikėtų nustatyti bendrus ir vienodus rodiklius, kurie būtų taikomi visuose regionuose arba visuose viešųjų pirkimų etapuose. Tai leistų vienodai vertinti ir palyginti veiklą visoje organizacijoje. Be to, svarbu užtikrinti, kad visi suinteresuoti asmenys ir padaliniai būtų informuoti apie bendrus standartus ir rodiklius, kad galėtų dirbti siekdami bendrų organizacijos tikslų.
Taigi, rodikliai gali būti galingas įrankis organizacijų veiklos valdymui ir tobulinimui, tačiau juos reikia naudoti atsargiai ir atsižvelgti į visą kontekstą. Tinkamai valdomi rodikliai gali padėti organizacijoms gerinti veiklos efektyvumą ir siekti ilgalaikių tikslų, tačiau jų klaidinga interpretacija arba netinkamas naudojimas gali turėti neigiamų pasekmių. Todėl organizacijos turėtų nuolat atnaujinti ir tobulinti savo rodiklius, siekdamos užtikrinti veiklos efektyvumą ir sėkmę.
Daugiau seminare:
