Siekiant padidinti verslo procesų efektyvumą, vis didesnis užduočių kiekis patikimas kompiuterinėms sistemoms. Ne išimtis ir dokumentų valdymas, kuriuo siekiama užtikrinti savalaikį ir teisingą dokumentų tvarkymą, archyvavimą ir saugojimą kiekvienoje įmonėje.

Sukūrus optimalią dokumentų valymo infrastruktūrą, atlaisvėja skirtingų kompetencijų darbuotojų laikas, nebereikia nešti dokumentų pasirašymui pas konkretų asmenį, nes jie gali būti pasirašomi elektroniniu parašu, dokumentai nepasimeta dėl centralizuoto jų valdymo, taip pat, esant reikalui, yra lengvai surandami.

Pirmas žingsnis – dokumentų skaitmenizavimas įmonės viduje

Įmonės, nenaudojančios dokumentų valdymo sistemų, bet siekiančios pereiti prie automatizuoto dokumentų valdymo gali susidurti su įvairiais klausimais, pvz.:

– Kaip tinkamai paruošti dokumentus automatizuotam jų tvarkymui?

– Kaip paruošti vidines sistemas, optimizuojant dokumentų valdymą?

– Pirkti dokumentų valdymo sistemą ar kurti konkrečiai savo veiklai pritaikytą sistemą?

Pasiruošimas efektyviam ir centralizuotam dokumentų valdymui dažniausiai pradedamas nuo dokumentų skaitmenizavimo. Jeigu žmogus nesunkiai gali perskaityti ir suprasti informaciją tiek iš popierinių, skenuotų, tiek ir skaitmeninių dokumentų, tai kompiuterinės sistemos efektyviai ir su mažiausia įmanoma klaidų tikimybe gali dirbti naudodamos skaitmeninius dokumentus (duomenų atpažinimas iš skenuotų dokumentų taip pat galimas, tačiau atsiranda rizika dėl ne visai teisingo teksto atpažinimo).

Elektroninių dokumentų formavimas turi būti įdiegtas visuose veiklos lygmenyse – pradedant elektroninių sąskaitų faktūrų formavimu klientams, baigiant elektroniniais sutarčių dokumentais, prašymais, įsakymais ir kt.

Tai reiškia, kad dokumentai turi būti formuojami naudojant informacinių technologijų sistemas. Skaitmenizavus dokumentus įmonės viduje ir suderinus skaitmeninių dokumentų judėjimą su klientais bei tiekėjais, atliekamas pirmas, bet nemažas žingsnis pirmyn.

Antra – sprendimas dėl dokumentų valdymo sistemos

Kitame etape sprendžiama, kokią dokumentų valdymo sistemą naudoti – pirkti rinkoje esančią sistemą ar kurti savo?

Perkant jau sukurtas sistemas, svarbu atsižvelgti į joje esančius funkcionalumus ir galimybes. Būtina atkreipti dėmesį ir į tai, kad pasirinkta sistema turėtų kuo mažiau perteklinių funkcijų. Tokiu būdu galima sutaupyti gana nemažai lėšų.

Jeigu nusprendžiama kurti savą sistemą, pereiti prie automatizuoto elektroninių dokumentų valdymo galima lanksčiau, atliekant pasirengimo darbus etapais.

Tokiu atveju svarbu preliminariai numatyti bendrą sistemos funkcionalumą, kaip prioritetus išsikelti labiausiai „skaudančias“ dokumentų valdymo dalis ir pradėti diegimą būtent nuo jų.

Sava sistema bus labiau koncentruota ties esminėmis elektroninių dokumentų valdymo funkcijomis, kurios aktualios konkrečiai įmonei, tačiau, reikalaus papildomo darbuotojų ir, galbūt, techninių resursų.

Galiausiai reiktų pridurti, jog kiekviena įmonė individualiai renkasi, kokia dokumentų valdymo sistema jiems reikalinga. Reiktų tik pridurti, jog abiem atvejais – ir kuriant savo, ir įsigyjant sukurtą sistemą – suskaitmeninta dokumentų valdymo infrastuktūra ženkliai efektyvina įmonių darbą.