Viešojo sektoriaus atskaitomybės ir Buhalterinės apskaitos įstatymai numato, kad, kai apskaita tvarkoma centralizuotai, įstaigos vadovas privalo pateikti Apskaitos tarnybai reikalingą informaciją apie savo vadovaujamos įstaigos ūkines operacijas ir ūkinius įvykius bei turi patvirtinti finansinių ataskaitų ir biudžeto vykdymo ataskaitų rinkinius.

Taip pat įstaigos vadovas gali teikti buhalterinės apskaitos pasiūlymus tvarkytojui (centralizuotai apskaitos tarnybai) dėl buhalterinės apskaitos tvarkymo tobulinimo. Tačiau tam, kad būtų gerai atliktos visos minėtos funkcijos, reikia gerai išmanyti finansų valdymą ir buhalterinę apskaitą.

Informacija apie ūkines operacijas ir įvykius

Per daug metų viešajame sektoriuje susiformavo praktika, kad buhalteriai rinkdavo pirminius dokumentus apie ūkines operacijas ir įvykius, nurodydavo, pagal kokią sąmatą turi būti apmokamas kiekvienas dokumentas, kontroliuodavo parašų surinkimą ir konsultuodavo kitus darbuotojus visais susijusiais klausimais.

Todėl kitiems darbuotojams šios funkcijos į pareigybių aprašymus nebūdavo įrašytos. Taigi kyla, klausimas, kas dabar įstaigoje atliks šias funkcijas, kai nebeliko šiuos klausimus savanoriškai tvarkiusių buhalterių? Juk centralizuotos apskaitos darbuotojai nedalyvauja įstaigos veikloje, nežino jos specifikos. Todėl įstaigos vadovas turi visas šio proceso funkcijas įrašyti į įstaigos darbuotojų pareiginius aprašus, o darbuotojai gali nesutikti su pareiginių aprašų pakeitimu.

Išankstinė ir paskesnioji finansinė kontrolė

Pagal Finansų ministro įsakymą, dėl minimalių finansų kontrolės reikalavimų patvirtinimo įstaigoje privalo būti užtikrinta išankstinė finansų kontrolė. Vadovas privalo užtikrinti racionalų, tikslinį ir tinkamą skirtų asignavimų naudojimą.

Tam, kad tai galėtų būti užtikrinta, reikia žinoti, kaip tvarkoma apskaita ir kontroliuoti apskaitos rezultatus. Jeigu po ataskaitų parengimo atsiranda neapskaityti pirminiai dokumentai, paaiškėja, kad neteisingai buvo pritaikytos dimensijos, reikia atstatyti finansavimą, t. y. taikoma paskesnioji kontrolė. Vadovas turi priimti sprendimą, kaip taisyti klaidas ir informuoti apie tai centralizuotą apskaitos tarnybą.

Dimensijų pinklės

 Apskaita pagal Viešojo sektoriaus apskaitos ir finansinės atskaitomybės standartus (VSAFAS) vykdoma atsižvelgiant į tokias dimensijas: programą, funkciją, ekonominę klasifikaciją, finansavimo šaltinius ir paskirtis, projekto žymą.

Dėl to kiekvienas planuojamas, gaunamas ir išleidžiamas centas turi savo dimensijas ir vadovas turi stebėti, kad apie šias dimensijas laiku ir tiksliai sužinotų buhalterinė tarnyba. Klaida dimensijų taikyme gali iškreipti visą atskaitomybę, nors sumos, kaip tokios, bus subalansuotos ir bendri operacijų likučiai teisingi.

Atskaitomybių pasirašymas

Kaip finansinę atskaitomybę, taip ir biudžeto vykdymo ataskaitas privalo pasirašyti įstaigos vadovas arba jo įgaliotas asmuo, tuo tvirtindamas, kad atskaitomybėje ir ataskaitose pateikta informacija yra teisinga, patikima, neiškreipta, išsamiai atskleidžia įstaigos veiklą ir jos rezultatus. Be to, vadovas privalo patvirtinti apskaitos politiką ir sąskaitų planą, nustatyti apskaitos registrų formas, turinį ir skaičių. Šie reikalavimai negali būti užtikrinti be specifinių šios srities žinių.

Atsakomybės taikymas

Viešojo sektoriaus atskaitomybės įstatymas ir Buhalterinės apskaitos įstatymas numato įstaigos vadovo atsakomybę už ataskaitų parengimą, pateikimą ir paskelbimą laiku. Tam, kad ataskaitoje būtų teisinga informacija, turi būti laiku ir teisingai dokumentuotose užregistruotos visos ūkinės operacijos ir įvykiai. Šiam tikslui pasiekti reikia patikrintų pirminių dokumentų, už kuriuos atsako vadovas.

Įstaigų vadovai privalo surinkti informaciją apie įstaigos ūkines operacijas, ūkinius įvykius ir turi atlikti jos išankstinę finansinę kontrolę, patikrinti, ar teisingai parengtos finansinės ataskaitos ir biudžeto vykdymo ataskaitos. Tam, lad tai būtų padaryta teisingai, yra keli sprendimo būdai – vadovas turi kelti savo kvalifikaciją finansų valdymo srityje arba samdyti šios srities specialistą.